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Des factures qui se saisissent seules

Chaque ligne de chaque facture fournisseur, lue à son arrivée et rapprochée de ce que vous avez commandé. Ce qui correspond est saisi. Ce qui ne correspond pas vous attend.

Personne ne retape un PDF. Le travail qui vous reste est celui qui demande une décision : un prix qui a bougé, une caisse qui n'est jamais arrivée, un avoir qui ne s'est toujours pas montré.

Comment une facture nous parvient

Les fournisseurs ne s'accordent pas sur un format, et le service ne le leur demande pas. Quelle que soit sa forme, une facture est lue de la même manière.

  • Par courriel

    Un PDF joint à un message, transféré vers une adresse que vous n'avez jamais à ouvrir vous-même.

  • Sur papier

    Photographiée à la porte de livraison avec un téléphone. Une facture froissée sur un comptoir se lit encore.

  • Depuis un portail

    Récupérée sur le site du fournisseur, pour que personne n'ait à penser à s'y connecter.

Ce qui est vérifié, ligne par ligne

Une facture est comparée à la commande dont elle relève. 4 choses sont regardées, dans cet ordre.

  1. La ligne existe

    Chaque ligne de la facture est rapprochée d'une ligne commandée. Une ligne jamais commandée est un écart.

  2. La quantité

    Ce qui est facturé face à ce qui a été livré, caisses et poids compris.

  3. Le prix

    Le prix unitaire face au prix convenu avec ce fournisseur, et non face à sa dernière facture.

  4. Le total

    Remises, consignes et taxes reprises au calcul, parce que des lignes justes peuvent tenir sous un total faux.

Ce qui vous revient quand même

Le service saisit les factures. Il ne décide pas quoi faire de celles qui sont fausses.

  • Accepter ou non une hausse de prix

    Un fournisseur qui augmente un prix, c'est une conversation, pas un problème de saisie. On vous le dit, vous décidez.

  • Payer ou non

    Aucun paiement n'est fait ni programmé. La saisie est là où cela s'arrête.

  • Un litige avec un fournisseur

    Le service nomme l'écart et réunit ce qui le prouve. Quelqu'un de chez vous envoie le courriel.

Ce que les gérants demandent

Que devient une facture sans commande derrière elle ?
Elle est saisie et marquée comme non rapprochée plutôt que retenue. Une livraison récurrente sans papier, c'est courant, et une facture bloquée dans une file n'aide personne.
Est-ce que cela marche avec mon logiciel comptable ?
Cela écrit dans le fichier ou le logiciel que vous utilisez déjà. Si le vôtre ne peut pas recevoir d'écriture, on le dit avant de commencer plutôt qu'après.
Au bout de combien de temps est-ce que je vois les écarts ?
Le jour même où la facture arrive. Un écart trouvé 3 semaines plus tard est un écart que vous avez déjà payé.

C'est l'une des 6 tâches que couvre le service. Voyez la liste complète, avant et après, ou lisez comment l'accueil téléphonique par IA prend un appel.

Décrivez une tâche

Notez la tâche, le type de commerce que vous tenez et la fréquence à laquelle elle revient. Cela nous suffit pour vous dire si elle vaut la peine d'être automatisée et ce que cela demanderait.

Écrire à hello@agentiumlab.com

Les personnes qui vous liront ont elles-mêmes tenu des commerces et des restaurants.